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「未来の働き方トライアル」第二回 Work Simply 会議効率化トライアルの成果と知見を公開しました

2016年8月 31日

テクノロジーを活用した柔軟な働き方で女性の社会進出を支援するプロジェクト Women Will は、2015 年より柔軟で効率の良い働き方を実現するための課題の把握や実践に取り組む「未来への働き方コンソーシアム」を主催し、パートナーである広島県庁、KDDI 株式会社、日産自動車株式会社の協力のもと6ヶ月に渡る実証実験を実施し、そこから得られた働き方改革のヒントを「未来の働き方プレイブック」として公開しました(詳しくはこちら)。

そして 2016 年、Women Will は さらに実践の輪を広げるべく、より多くのパートナーのみなさまと「未来の働き方トライアル」を開始し、1 年間に渡って「Work Anywhere (在宅勤務)」「Work Simply (会議効率化)​」「Work Shorter (決めた時間に帰る)」の 3 つのテーマに取り組んでいます。

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未来の働き方トライアルの第 2 回目として、7 月に 17 社がテクノロジーを活用した会議の効率化に同時にトライし、課題・効果・知見についての共有を行いました。

今回のトライアルでは、各社はモデル部署において、会議の「グランドルール」を設定・周知し、1 か月間の取組みを行いました。「グランドルール」は、「アジェンダは事前に共有」「会議の時間は 1 時間以内」「開始時間は厳守」「会議のゴールを明確に」「議事録は会議内で作成」等です。また、各モデル部署のなかで、具体的な会議時間・コスト等における定量的効果を測定するために、計測対象とする会議を「 計測対象会議」として設定し、トライアル実施前後の会議の所用時間と、人件費・交通費・印刷費を算出しています。


1. 会議の仕方を変える(議事次第の事前作成など)だけで人件費・時間を削減することができる

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計測対象会議について 、時間に着目すると、全体の 65.9 %の会議が短縮され、トライアル前に比べて 30 %以上短縮された会議が69 %(50 %以上短縮された会議が 20.7 %、30-50 %短縮された会議が 48.3 %)もありました。人件費に着目すると、全体の 76.2 %の会議で人件費が削減され、トライアル前に比べて30 %以上削減された会議が50 %(50 %以上削減された会議が 12.5 %、30-50 %削減された会議が 37.5 %)もありました。企業からは、議事次第(アジェンダ)を事前に作成することで、普段何となく設定していた会議時間を改めて見直すことができたという声が聞かれました。

人件費・時間削減につながる会議の仕方として意識されていたものはほかにも以下のようなものが挙げられます。

  • 議事次第(アジェンダ)を事前に周知している
  • 会議資料を事前に共有している
  • 参加者は開始時間を守っている
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    ※グラフ中の 削減率の平均は、すべての計測対象会議を対象として算出しています


    2. 会議の効率化を意識することで、業務全体についての意識を変えることができる

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    会議の効率化取組みの効果は、一般社員よりも管理職に大きく表れました。事前には 46.9% の管理職が「優先順位や段取りをあらかじめ決めた上で仕事に取り掛かっている」としていましたが、事後には 58.2% まで増加しており、会議の効率化を進めることで、管理職自身の業務の見直しにつながる効果が大きいことがわかりました。


    3. 会議の効率化は、時間短縮だけでなく質の向上にも貢献する

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    「アジェンダは事前に共有」「会議の時間は 1 時間以内」「開始時間は厳守」「会議のゴールを明確に」「議事録は会議内で作成」等のグランドルールを意識した人は、事前には 38.2 % が「明確な結論が出されない会議が多い」と感じていましたが、事後には 29.3 % まで減少しました。また、グランドルールを意識した人は、事前には 47.8% が「会議では他の作業はせず、その会議の内容に集中している」としていましたが、事後には 58.2% まで増加しており、会議の効率化を通じて、会議に対する積極的な参加姿勢を高めることがわかりました。会議時間を意識することや、資料のペーパーレス化を通じて、不要な情報の削減やプレゼンスキルの向上につながったという企業がみられました。


    より詳しいトライアルの結果・知見はこちらのPDF資料でご覧いただけます。

    今後も Women Will では、「未来の働き方トライアル」を通じてテクノロジーを活用したより柔軟で効率の良い働き方の可能性を模索し、女性だけでなく全ての人がより働きやすく、多様なバックグラウンドを持つ人々がそのポテンシャルを最大限に発揮できる社会を目指してパートナー企業と共に活動していきます。最新情報は この「ニュース」ページで随時発表していきます。

    「未来への働き方トライアル」にご興味がおありの企業は、詳しいご案内を差し上げますので、consortium@womenwill.jp までお問い合わせ下さい。


    実施概要

    ■テーマ
    第 2 回トライアル:Work Simply 会議の無駄を減らす
    ■実施期間
    2016 年 7 月 1 日(金)~ 7 月 31 日(日)
    ■参加企業
    17 社
    株式会社壱頁、 J.フロントリテイリング株式会社、損害保険ジャパン日本興亜株式会社、中外製薬株式会社 、テンプスタッフ株式会社、DAC グループ(株式会社グローバル・デイリー、株式会社デイリースポーツ案内広告社、株式会社デイリー・インフォメーション、株式会社DACホールディングス)、東京ガス株式会社 、ドコモ・ヘルスケア株式会社、NPO 法人新座子育てネットワーク、日本オラクル株式会社、 日本郵便株式会社 、広島県庁、株式会社ホワイトプラス、 NPO 法人マドレボニータ、株式会社三越伊勢丹ホールディングス、森ビル株式会社、株式会社 LIXIL ※五十音順
    ■対象人数
    対象:643 名 / 17 社
    ※コア会議
    対象:53 会議 / 17 社
    ■協力
    三菱 UFJ リサーチ&コンサルティング株式会社
    ■監修
    佐藤 博樹 氏 (中央大学大学院 戦略経営研究科 (ビジネススクール) 教授)
    白河 桃子 氏 (相模女子大学 客員教授 / 少子化ジャーナリスト)
    矢島 洋子 氏 (三菱 UFJ リサーチ&コンサルティング株式会社
          女性活躍推進・ダイバーシティマネジメント戦略室 室長)
    ■運営
    Google Women Will 事務局