課題

会議ルールを徹底すると、いいことあるの?

「マネージャーが『会議の効率化のためのルール』を作ると言っている。ルール作りは大切だとは思うけれど、ルールばかり増やしても、本当に業務が効率化するのか、それが僕にとってなんの意味があるのか、疑問だな…。」

解決方法

効率化による個々のメリット共有が重要

会議のルール作りは、仕事の効率化につながります。ルールに気をつけることで、会議時間が減るだけでなく、日頃の業務の効率化につながります。

また会社にとってだけでなく、個々にもメリットがある、つまり業務を効率化できるため、個人の時間の創出につながるということを知ることで、モチベーションアップにつながるはずです。

管理職の皆さんがこういったメリットを明示することで、自然と個人の継続意欲も高まります。

データ
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会議の運用ルールを決めて効果を測定する取り組みにおいて、会議の効率化を意識することで、会議だけでなく日頃の業務全体についての意識を変えることができるということがわかっています。この変化は、とくに管理職について顕著に見られました。詳しくは「働き方改革 推進ガイド(PDF)」の 40 ページを御覧ください。

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実践アドバイス

ルールの定期的な見直しと意識付けを

ルールは定期的な見直しとともに、常に意識してもらうための工夫も必要です。メールで周知するだけでは、だんだんと意識が薄れてしまいます。

ポスターを作成して、会議室に掲示する、携帯版を作成して、会議の際に持参する、会議冒頭に確認するなどして、意識させるよう心がけましょう。

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