課題

さっきの会議…居る必要あったのかな?

「チーム全員を集めて会議するほうが情報共有のばらつきがなく安心なのかもしれないけど、私本当にこの会議に必要だったかなあ?私に関係ない議題ばかりで、さっきから何も発言していないんだけれど…。」

解決方法

アジェンダを確認し不要と思うならば確認を

会議参加者は主催者から事前に共有されるアジェンダを確認したうえで(Lesson1・ Lesson3 参照)、自分の参加が不必要なのではないかと思われる場合は主催者に確認しましょう。また管理職の皆さんは参加者の人件費なども考慮し、「必要ない会議には出なくてもいい」という風土醸成につとめましょう。参加せず事後にメールや共有サーバー経由で議事録を確認するだけで足りることもあるはずです。

データ
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事前のアジェンダ確認などのルールを設定し会議の効率化に取り組んだ企業では、時間や参加者の見直しにより、全体の約 4 分の 3 の会議で人件費が削減されました。削減率の平均は 21.4 %でした(試算データによる)。詳しくは「働き方改革 推進ガイド(PDF)」の 38 ページを御覧ください。

詳しいデータはこちら

実践アドバイス

人件費を計算し会議コストを把握

会議設定の際には、職位別に時給を換算し、人件費を出してみると効果的です。例えば「課長級相当 4,400 円」「係長級 3,200 円」などと割り出し、計算します。

会議コストを把握すると、出席者の選定も自ずと適正なものになります。管理者はもちろん、社員にコスト意識を持たせるために、計算させてみるのもよいでしょう。

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