課題

また同じ議論を繰り返してる!?

「あれ、この会議、この前と同じ議論になっている気がするんだけれど…。みんな、気づいていないのかしら、無駄な気がするなあ。まあ、いいか、いまのうちに内職しておこう…。」

解決方法

全員同時に議事録を確認、編集しながら進行

同じドキュメントを複数人で同時編集することができる共同編集機能を使って、会議内に全員で議事録を作成・修正していけば、各人がより会議に集中するようになります。その会議内で結論の出なかった課題は必ず、「次回までにしてくること」として記録を残し、担当者を決めましょう。こうすれば認識の違いも起こらず、会議後のアクションも明確になり、次回内容が重複することも防げます。

データ
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「議事録は会議内で作成」などの会議効率化のための運用ルールを意識した人は、「会議では他の作業はせず、その会議の内容に集中している」ようになることがわかりました。詳しくは「働き方改革 推進ガイド(PDF)」の 40 ページを御覧ください。

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実践アドバイス

議事録内で担当者を割り振る

議事録内で「次回までにしてくること」の担当者を指定するときは、メールアドレスを追記することで議事録の一部がメールで送れる「コメント機能」などを活用すると便利。これにより担当者にメールが届けば、見落としを防げます。コメント機能の有無ややり方はソフトによって異なるので、自社のソフトを確認しましょう。

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