課題

会議資料の準備は手間も時間もかかる

「会議用の資料作りって大変…。資料を印刷して、綴じて、配布する。この作業だけでかなりの時間を取られている気がする。そうやって苦労して準備した大量の資料だけど、マネージャーが会議中に目を通しきれていると思えないんだよなあ。」

解決方法

資料は紙ではなく事前にデータで準備し共有

会議に必要な資料は、共有サーバーに事前に保存しておき、会議前に目を通してもらうよう呼びかけることが有効です。資料を印刷したり綴じたりといった手間がかからずメンバーの負担も軽減し、参加者も事前に資料を読むことができるので、会議の場で共有する手間が省けます。

管理職のみなさんは、ペーパーレスになることでコストダウンにつながるということも意識して推進に取り組みましょう。

データ
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テクノロジーを使った会議効率化の運用ルールを決めた企業・団体では、効果があった取組みとして、「議事次第(アジェンダ)を事前に周知している」「会議資料を事前に共有している」などの点を挙げています。詳しくは「働き方改革 推進ガイド(PDF)」の 39 ページを御覧ください。

詳しいデータはこちら

実践アドバイス

会議の資料は投影して見える化しよう

共有サーバーで議事録を事前共有したあとは、会議中にその資料をプロジェクターに投影しましょう。

出席者が各々資料を印刷し会議に臨む必要がなくなり、紙の無駄使いをさらに減らすことができます。また、全員で同じ画面に集中するため、会議にも一体感が生まれます。

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