課題

ダラダラ長い会議が続く…どうすれば?

「私主催のこの会議、いつの間にか議題が脱線してたり、意見だけ言いっぱなしになったりで、気づいたら会議終了時間をオーバーしている。マネージャーに改善を求められているけれど、何から始めたらいいんだろう。」

解決方法

事前にアジェンダを共有し役割を決定

会議の主催者は、事前にアジェンダをメールや共有サーバー経由で出席者全員に共有しましょう。また、管理職の皆さんは、会議の進行役、タイムキーパーなどの役割を決めるようにチームに推進しましょう。進行役はアジェンダに沿って会議を進め、タイムキーパーは時間配分を確認。こうすることで無駄な時間が減り、効率を落とさず会議の時間が短縮します。

データ
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事前のアジェンダ確認など、効率化のための運用ルールを決めて効果を測定した会議では、ルールの設定前後と比較して全体の約 3 分の 2 の会議で時間が短縮され、会議時間の削減率は削減率は平均して 21.1 %となりました。詳しくは「働き方改革 推進ガイド(PDF)」の 38 ページを御覧ください。

詳しいデータはこちら

実践アドバイス

会議で全てやりきろうとしない勇気も必要

「せっかく集まったのだから」と、全てのアジェンダをやり切ろうとすると、会議が長時間化してしまいます。

会議の利点は、「メンバーが集まること」。ならば、集まるからこそできることや決められることを、時間内で解決することを優先し、その他の内容はメールや社内 SNS などでフォローできるような体制も必要です。

こういった柔軟な思考が、会議、ひいては仕事の効率化につながります。

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