課題

会議の場所と時間の調整だけで一苦労…

「支店会議など会議の場所が離れていると、移動時間を含めて 3 時間かかってしまうのが悩みどころだな。会議日程や場所をセッティングしてくれているメンバーも、一人一人に電話やメールをしてスケジュールを確認した上で調整しなくてはならず、時間と手間がかかって大変そうだ。」

解決方法

共有スケジューラーやテレビ会議などを活用

移動に時間がかかる会議が多い人は、テレビ会議ツールを駆使しましょう。移動にかかる身体的負担が軽減し、もちろん、移動時間や交通費の削減にもなります。

また 日程調整を担当している人は、共有スケジューラーを使って、出席者全員のスケジュールを確認し、会議日程をおさえましょう。会議開催の連絡や、参加・不参加の意思表示もスケジューラーを使えば、短時間で終えられます。

データ
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テクノロジーを使った会議効率化の取り組みを行った企業での調査では、「活用した IT ツールの中で効果があったと思うものは」という問いに対して「スケジューラー等での会議スケジュールの共有・設定」と答えた人が多く見受けられました。詳しくは、「未来の働き方トライアル 2016 #02 Work Simply -会議の無駄を減らす- 事前・事後アンケート結果(PDF)」を御覧ください。

詳しいデータはこちら

実践アドバイス

会議時間は調整しやすいよう短めの設定を

2 時間以上などの長時間の会議の設定は、出席者全員のスケジュールを調整するのに苦労するものです。なるべく最適かつ最短の会議時間を設定して、スケジュール調整するよう心がけましょう。

時間がたっぷりあると思うと、会議も間延びしがちです。スケジュールも調整しやすく、かつ効率的な会議を行うには 30 分程度が目安です。

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