課題

残業しないと、仕事の質が保てない?

「プレゼン資料、作業時間が減ると、うまくまとめられるか不安だなぁ。私の作業に加えて、先輩やマネージャーの確認を順に経てからの修正が必要だし。二人とも『早く帰って』と言ってくれるけれど、クオリティを落とさないためにも、やっぱり残業はしなきゃいけないと思うんだよなあ。」

解決方法

共同編集やスケジュールの見える化で対処

同じドキュメントを同時に開くと複数人での同時編集が可能な共同編集機能を使えば、チーム全員で一気に資料作りを進めることができます。似たような内容の資料が複数存在し、どちらを使っていいかわからなくなるおそれや、複数メンバーで作った資料を1つにまとめる手間もなくなるので、短い作業時間でよりよい品質のものが作り出せます。

また、スケジューラーを「見える化」すれば、誰がどのタイミングで資料をチェックするかがわかるので、自分の予定が立てられ、効率的に仕事を進めることができるでしょう。

データ
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テクノロジーを活用して決めた時間に帰る取り組みを行った人において、「アウトプットや業務品質が低下する」という不安を感じる人の割合は、事前事後で 18.5 %から 4.1 %まで下がりました。詳しくは、「未来の働き方トライアル 2016 #03 Work Shorter -決めた時間に帰る- 事前・事後アンケート結果(PDF)」を御覧ください。

詳しいデータはこちら

実践アドバイス

スケジューラーの入力方法はチームで統一

スケジューラーの入力方法がバラバラだと、情報共有の効率が落ちます。

例えば「○:会議 ●:外出 ◎:出張」など、他のメンバーが、どのタイミングならコンタクト可能かわかりやすい入力ルールをチーム内で事前に決めておきましょう。

また、1 日に 1 回はスケジューラーの入力・確認の時間を取り、最新のスケジュールを維持するよう心掛けましょう。

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